Todo el personal administrativo y profesional en el programa de planificación familiar necesita utilizar información para tomar mejores decisiones. Una vez que se decide el tipo de información que cada persona o unidad requiere, debe determinarse la manera más eficiente para obtener y transmitir la información. El movimiento de información en la organización se denomina flujo de información.
El flujo de información depende de varios factores:
Quién necesita la información. La información detallada sobre la cuenta corriente del proyecto debe ir al Administrador de Finanzas.
Cómo se utiliza la información. El Director del Programa puede necesitar combinar datos clínicos y financieros para establecer el costo-efectividad de los servicios que se ofrecen en diferentes clínicas.
Qué nivel de detalle se requiere. El agente que ofrece servicios de PF puede necesitar información muy detallada sobre el status de cada cliente.
Qué formato debe utilizarse para presentar la información (tablas, gráficas, informes). El Director Regional del Programa puede requerir tablas que resuman la información de los usuarios regulares por distrito, para comparar la cobertura de los agentes que ofrecen los servicios en esa región.
Cuando la información va de un usuario a otro, cambiará tanto el nivel de detalle como el formato en que se presenta. Estos cambios en detalle y formato (palabras, tablas numéricas y gráficas) deben corresponder a las necesidades del usuario y al nivel en el que se utilizará la información.
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